RPA có nghĩa là 

PPA là viết tắt của từ Robotic Process Automation, còn được gọi là “Digital Labor” ảo hóa lực lượng lao động. Nó được định nghĩa là một cơ chế sử dụng động cơ một cách có quy tắc, học tập máy móc, trí thông minh nhân tạo …. Để tạo hiệu quả và tự động hóa công việc màu trắng (white-collar nghĩa là công việc văn phòng, bàn giấy)

Bạn có thể thiết kế cải thiện hiệu quả các nghiệp vụ văn phòng bằng cách sử dụng 1 cách hiệu quả RPA thay thế các công việc thông thường từ người sang robot. Việc áp dụng RPA không chỉ giảm được chi phí nhờ vào nâng cao hiệu quả công việc mà còn là một giải pháp hữu ích từ quan điểm kiểm soát nội bộ bởi vì gắn kến một cách trực quan hóa quy trình nghiệp vụ.

Đặc trưng của RPA

RPA là một tool tự động hóa, đại diện thực hiện các thao tác rắc rối hay gây phiền phức mà con người tiến hành, bằng việc tái lập lại kịch bản trên nhiều PC khác nhau, đăng ký/tạo lập với tư cách là “Software-Robot” các thao tác khác nhau trên Windows PC, từ Excel hay trình duyệt web là đương nhiên, hay ERP, work flow và OCR cho đến các system nghiệp vụ riêng biệt.

Bây giờ chúng ta luôn bị nói là “cải cách cách làm việc” , vậy thì chúng ta hãy thực hiện cải thiện năng suất thông qua tiêu chuẩn hóa công việc và hiệu quả bằng cách sử dụng RPA. Việc ứng dụng RPA sẽ có thể tăng tốc độ công việc, mở rộng lượng xử lý, thực hiện giảm chi phí nhân sự cần thiết. Nhân viên được thoát khỏi công việc văn thư có thể tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ cốt lõi. Và lúc này chúng tôi có thể xem xét lại các lao động dài hạn, hỗ trợ thực hiên “ work – life – balance” thông qua việc cải cách tổ chức, cải cách nơi làm việc một cách mạnh mẽ.

Khác nhau giữa BPO và RPA

Khác với BPO (Business Process Outsoucing), RPA không phải là hỗ trợ công việc thay thế lao động bằng tay của con người mà là robot hình thức phần mềm, cho nên nó có thể hoạt động 24 giờ một ngày 365 ngày và ngay cả khi có phát sinh trong công việc đột ngột xảy ra, vẫn có thể phản ứng tức thì mà không cần thiết lập thời gian duy trì, chuẩn bị những thứ cần thiết như đảm bảo nhân sự. Để lỗi của con người được giữ ở mức tối thiểu cho nên RPA còn có những ưu điểm cũng có thể giảm được checker, nhân viên verify trong khi tác nghiệp. Hơn nữa, nó có thể xử lí thông tin bí mật mà không cần chạm vào mắt người.

Kĩ thuật để có thể chạy RPA

RPA là một robot phần mềm đại diện cho con người thực hiện các công việc trên PC, vậy nên yếu tố kĩ thuật cần thiết để hoạt động được RPA là các kĩ thuật tương ứng với đọc, viết, bàn tính.

Kĩ thuật tương ứng với “đọc” là OCR nhận dạng kí tự, nhận dạng hình ảnh, nhận dạng giọng nói, kĩ thuật tương ứng với “viết” là “in lại”, “ in ấn”, “ hiển thị”, “tích lũy”, “lưu trữ”, “truyền thông”, thao tác. Kĩ thuật tương ứng với “ bàn tính “ là Workflow, transaction, phân tích, tính toán. Ngoài ra, kĩ thuật “đọc” có lẽ sẽ cần thiết cho tương lai với các kĩ thuật đọc được không khí, nhiệt độ, môi trường, tương lai, phiên dịch, ý nghĩa, logic.

Ưu điểm của RPA

1. Ứng dụng, thao tác đơn giản

Việc sửa chữa các ứng dụng hiện có là không cần thiết, chúng ta có thể ứng dụng một cách đơn giản. Quy trình làm việc bất cứ ai cũng có thể thao tác được, có thể làm các quy trình công việc,.

2. Hoạt động 24 tiếng/ngày, 365 ngày

Vì nó là một loại robot phần mềm chứ không phải là công việc lao động bằng tay con người nên nó có thể hoạt động 24 giờ một ngày, 365 ngày.

3. Thay đổi nhân sự một cách hiệu quả

Các công việc đơn giản sau khi giao phó cho RPA có thể thay đổi nguồn nhân lực quý giá và thời gian để kinh doanh hiệu quả hơn.

4. Tăng độ chính xác

Giảm thiểu lỗi trong nghiệp vụ, chẳng hạn như những sai lầm của người, nhập-check sai.

5. Tăng tính bảo mật

Có khả năng xử lí thông tin bảo mật mà không chạm vào mắt người.

6. Xử lý dữ liệu khối lượng lớn

Cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của công việc ghi chép, nhập dữ liệu khối lượng lớn

RPA và OCR

RPA và OCR có thể mở rộng phạm vi tự động hóa nghiệp vụ bằng cách sử dụng liên kết hợp tác cao

Ví dụ, trong nghiệp vụ nhận đơn hàng, bằng cách thực hiện xử lý OCR trên form đã được scan hoặc từ máy fax, và nhập kết quả đầu ra vào hệ thống nghiệp vụ tiếp theo (hệ thống quản lý vận chuyển, sản xuất, bán hàng…) bằng RPA, công việc dựa trên con người chỉ là xác nhận (sửa đổi) liệu việc chuyển đổi dữ liệu của OCR có được nhận dạng đúng hay không. Ngoài việc nhập dữ liệu, bạn cũng có thể thực hiện tự động hóa các tác vụ ngẫu nhiên như gửi mail hoàn thành đơn đặt hàng (FAX) sau khi nhập, phát hành hướng dẫn giao hàng/gửi hóa đơn, tạo hoá đơn.

Ví dụ 1: Tự động hóa xử lí đặt hàng trên nền tảng bằng giấy

Giảm hoạt động của nhân viên xuống 98% và lỗi tới 0 bằng cách ghi chép và phân biệt các biểu mẫu đơn đặt hàng khác nhau.

Ví dụ 2 Về ứng dụng RPA-OCR: Tự động truyền DM từ các danh thiếp được thu thập

Sau hội chợ thương mại kết thúc trong ngày gửi email cảm ơn khách hàng đến tham dự

Giải pháp RPA “WinActor”

WinActor là giải pháp RPA tài sản thuần trong nước đã được sinh ra tại phòng thí nghiệm NTT năm 2010. Nó là rô bốt loại phần mềm tự động hóa các thao tác trên PC, học tập các thao tác ứng dụng với tư cách là một kịch bản có thể thao tác từ một thiết bị đầu cuối Windows như Excel, trình duyệt, hệ thống nghiệp vụ riêng biệt. Hay nói cách khác là thao tác của ứng dụng.

Tính năng của giải pháp RPA “WinActor”

Tương thích với bất kỳ phần mềm nào có thể được vận hành từ một thiết bị đầu cuối Window
Không chỉ các sản phẩm IE và Office (Excel, Access, Word, Outlook, ..) mà còn là hệ thống sử dụng cộng đồng, hệ thống tạo riêng biệt, Workflow ( thanh toán điện tử), ERPやOCR.

Đối ứng tiếng Nhật hoàn chỉnh
Hoàn thiện tiếng Nhật từ hướng dẫn sử dụng cho đến màn hình tạo kịch bản.
Kiến thức lập trình thì không cần thiết
Kể từ khi hoàn thành GUI, kiến thức lập trình và ngôn ngữ đặc biệt là không cần thiết, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tạo ra một kịch bản.
Có tính tương đối, giá rẻ

Nó được thiết lập giá mua một cách dễ dàng.

Nó có thể hoạt động ngay cả với một PC
Việc tạo ra một môi trường đặc biệt là không cần thiết, nó có thể được sử dụng chỉ bằng cách cài đặt trên PC

Giao diện WinActor 4

Tool RPA “WinActor” đang chạy RPA với bốn giao diện thao tác tự động.

• Loại  nhận dạng giao diện người dùng (ứng dụng/thư mục/cửa sổ được tạo bởi thao tác trên màn hình IE / VisualBasic · VisualStudio, …)

• Đối với các tệp (hoạt động Excel / CSV)

• Loại tách biệt hình ảnh (Màn hình văn phòng / Java / Flash / PDF / Text / Trình duyệt (trừ IE)

• Loại đặc điểm kỹ thuật phối hợp (lệnh OS / Mainframe/Emulator)